会计电算化下内部控制方法的探讨

    内部控制是一个组织自我调节、自我管理的重手段,建立完善有效的内部控制制度能够确保组织经营目标的顺利实现。随着信息技术和计算机网络的发展,会计电算化在企业中得到广泛应用,改变了传统的手工账务处理方式,提高了账务处理的效率,但是也带来了一些问题。本文将围绕会计电算化背景下对内部控制的影响、加强内部控制的方法进行研究,进而确保电算化背景下,内部控制建设工作有序进行。 
  关键词 内部控制 会计电算化 影响 内部控制方法 
  一、引言 
  会计电算化的发展是会计发展史上的一次重大变革,对于推动会计工作起到了重大的作用,改变了传统的会计核算方式,提高了会计工作的效率以及核算的准确性。计算机的普遍应用,提高了会计信息的及时性,大大提高了核算和管理的职能,因此会计电算化是会计发展的必然趋势,但是会计电算化的发展改变了企业传统的内部控制制度,使原有的内部控制监督作用弱化,加大了会计数据真实性的风险以及犯罪可能性。于是加强企业内部控制建设是防范企业的经营风险、适应信息网络时代发展以及加强内部审计监督等求的必然选择。 
  二、会计电算化对内部控制的影响 
  会计电算化改变了组织的控制流程和方法原则,在传统的手工记账方式下,内部控制制度主是通过人员的岗位分工、权责分离以及各种凭证的定期核对来加强内部控制,但是电算化的使用导致人与人之间、信息沟通方式以及控制内容方面的变化,进而改变了内部控制方式的改变。 
  1、内部控制的范围和对象发生变化 
  在传统的手工方式下,内部控制主是对发生的经济业务进行管理和控制。在电算化背景下,会计工作更多地是依赖于计算机来完成,会计人员只是负责数据的录入和审核,数据输出结果由计算机自动完成,这种情况下,内部控制除了对会计人员进行控制,还对计算机的操作管理、维护、数据存储安全等问题进行控制和监督;另外数据输入是电算化工作的起点,也是会计数据真实可靠的保证,因此加强数据输入的正确性是内部控制工作控制的关键点。 
  2、会计处理流程发生了重大变化,审核作用减弱 
  在传统会计方式下,对于发生的经济事项,经过具有不同权限的人员和不同部门的相互确认和审核,才能最终完成会计的记录工作,在企业内部就形成了一套严密的相互制约的内部控制流程;而实行电算化以后,很多繁琐的程序和流程被简化,计算机能够自动处理很多原来由人工操作的数据,数据处理更加集中化和自动化,这就导致了会计人员对于会计处理程序的监控作用,审核的力度大大削弱。 
  3、会计信息的存储发生重大变化 
  手工记账方式下,会计信息主是通过纸质的方式进行保存,从填制凭证到账表输出都通过文字和纸张进行记载,那么任何的修改和变动都会在纸质上反映出来;实行电算化以后,各种会计数据都存储在计算机的硬盘或者其他移动硬盘上,这就加大了数据被修改的可能性以及由于不适当的存储造成的数据丢失风险。这些问题是会计工作中面临的巨大挑战,也是内部控制需强化和改进的方面。 
  4、安全管理和控制问题 
  网络技术的发展使得信息交流的平台更加开放,大量的信息通过互联网进行传递,这就给一些不法分子提供了可乘之机,也为计算机病毒的传播带来了更大的可能性,因此安全问题也是内部控制应该关注的重点。会计软件的使用会涉及到大量的数据,而各种破解软件的发展会造成企业数据库遭到恶意的破坏,导致大量重数据的丢失,因此,必须加强对于计算机安全控制工作,确保数据的安全完整。另外还对计算机的操作权限进行管理,确保开放环境下软件的安全。 
  5、内部控制方式发生变化 
  手工方式下,内部控制主是通过人员之间的相互牵制来保证信息的准确性,但是会计电算化以后,人与人之间的牵制转变成通过计算机程序和制度来进行控制,内部控制的方式发生了变化,传统的控制如编制科目汇总表,试算平衡检查以及账目之间的核对在电算化环境下已经没有必存在,计算机会自动进行试算平衡和检查,所以,电算化削弱了人在内部控制检查中的作用。 
  三、会计电算化下强化企业内部控制的方法 
  会计电算化发展的趋势求企业应该建立一套完善的内部控制制度,从人员、程序、安全等方面加强对内部控制制度的完善,进而确保企业会计信息的真实完整,以及会计信息质量的提高,杜绝违法犯罪行为的发生,保护企业财产的安全完整,降低经营风险,最终实现企业的经营目标。 
  1、加强会计人员控制,明确岗位分工和权利责任 
  内部控制的有效实施依赖于一套完整的内部控制流程以及明确的职责分工,这样才能确保会计人员各司其职、合法合理的行使自己的权利和责任,因此就求组织进行合理的岗位分工,明确各人的职责。首先,应分别设置电算化部门和用户部门,从而确保业务的授权、执行、保管和记录等不相容职务的分离以及各自部门内的权责分离,在系统的开发设计过程中,应该根据每个岗位的不同求设置相应的权限,以确保数据处理过程的准确性,岗位分工能够确保不同职位的相对独立性,避免越权操作,保证了操作流程的规范性;其次,授予不同的操作权限,加强对会计人员操作密码的管理,在电算化环境下,会计人员对于会计信息的处理权限依赖于会计人员的姓名和密码,计算机对于是否是本人的操作不能进行验证,只能对姓名和密码进行识别,因此,会计人员应该加强对进入系统口令的保密工作,防止他人滥用自己的权限。 
  2、强化操作程序的管理控制,提高内部控制的水平 
  发生的经济业务在处理时都应该经过不同权限操作人员的确认和审核,才能进行录入系统,一切按照规定的流程进行处理,及时进行复核,以保证账实相符。首先,加强从原始凭证的录入到最终的账表输出都应该设置规范的流程操作,即输入控制、处理控制、输出控制,例如记账凭证必须经过审核程序才能够进行记账,对任何不合规流程,计算机都应该进行提醒,这样才能保证会计数据的准确性;其次,对于操作计算机人员的身份进行确认,严禁非相关人员进入机房操作,避免因人员失误造成的程序混乱;再次,加强数据的安全保护,在机房产生的数据结果不能够带到机房之外,更不能被闲杂人员接触,会计人员不能将企业的会计信息提供给除财务主管以外的其他任何人;最后,对于在处理工程中发现的错误及时查找原因,并及时报告给相关人员,在授权之后按照系统的操作求进行改正,不能擅自处理以上问题。完善、规范的内部控制制度才能为提供准确的会计信息提供良好的基础。
  3、加强会计文件安全保管控制 
  会计电算化的推行改变了传统的文件保管形式,硬盘、软盘等介质成为新环境下的主存储媒介,但是电子介质具有易受潮、毁损、易被窃取的特征,所以应该加强对它的安全保管工作。首先应该对相关的文件进行随时备份,并把备份文件安全存放,并定期检查,防止由于意外情况导致数据丢失;其次,把电子文件进行输出打印,以书面的形式进行保管,并进行核对,并设置专门的档案管理部门,严格档案的阅览、借出手续,对于重的文件使用专门的加密设备进行保管,防止数据的泄露和被盗;最后,不断完善计算机系统的性能,,加强网络安全管理,避免受到外部攻击和病毒破坏,进而建立起全面的安全控制体系。 
  4、加强计算机系统的安全管理 
  在电算化环境中,计算机是存储会计数据的重工具,一旦其因为外部的突发事故而导致无法运行,就会造成会计数据的大量丢失,更甚者导致整个会计系统的瘫痪,因此,加强计算机的安全维护工作是新的会计工作环境下必不可少的控制管理工作。强化计算机系统的安全就是不断提升计算机的软硬件设施,提高抵御外部网络风险的能力,所以,应该设置专门的人员进行计算机定期的维护和管理。首先,配置两人以上的人员进行计算机日常的维护,这样可以形成相互牵制的作用,避免犯错,还能够提高他们的积极性,同时还加强软件升级、更换的审批制度,硬件的更换和修改应该报上级领导的批准,对于硬件应进行定期的检查和备份;其次应该使用数据加密技术,设置操作密码,未经批准,操作人员不能对相关的软件进行卸载和更改,同时使用杀毒软件,并不断的更新和升级,以防范网络病毒对于计算机的侵害;最后,设置身份识别认证密码,禁止非相关人士进入机房重地接触计算机,并对计算机的安全环境进行检查,如电源、各种线路的检查,以确保计算机在使用过程中的安全。 
  5、完善内部审计制度 
  内部审计是企业内部控制的重组成部分,也是完善内部控制制度的一种重方式,通过内部审计可以加强对于会计电算化信息的监控和评价,以发现会计控制程序的缺点,并及时提出改进意见。因此,内部审计人员应做到以下几点首先,对会计信息进行定期的审计,以确认会计电算化处理程序和流程是否按照相关的规定执行,账务处理是否及时和真实;其次,审查计算机上的电子数据是否和书面依据一致,确保账账相符和账表相符;最后,检查操作环节是否合理,监督数据的输入、处理和输出以及归档是否合理有效,防止滥用权力和操作失误,并对发现的漏洞进行及时修补。 
  6、提高会计人员的素质水平 
  任何对流程的控制归根结底都是对人的控制,因此,提高企业人员的素质和能力是完善内部控制制度本质的求。首先应该让会计人员参加计算机系统的开发设计,使他们了解系统的性能,以减少操作环节出现的错误;其次加强对于会计人员的培训,针对系统知识、内部控制制度以及操作流程、职业道德等进行系统的培训,推动电算化知识在会计人员的传播,培养具有会计知识的高级管理人员,为内部控制的完善奠定良好的人员基础。 
  计算机技术在会计工作中的应用和发展,使得企业对于它的依赖越来越大,为了确保其产生的会计信息的真实性和准确性,必须加强企业内部控制建设。 
  参考文献 
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